Images

محاور دبلوم السكرتارية التنفيذية والسكرتارية الإلكترونية

الهدف العام من البرنامج :
نتوقع مع تخريج موظف السكرتارية وإدارة المكاتب بنهاية الدورة قدرته على العمل في الشركات ومؤسسات القطاعين الخاص والعام من خلال تراكم المهارات والخبرات الإدارية الضرورية له وقدرته على التعامل مع جميع أنواع الوثائق والمستندات المكتبية سواء من ناحية إعدادها ومعالجتها انتهاءً بإخراجها للجهة المطلوبة بالشكل والمضمون المطلوب

الفئة المستهدفة
كل من طبيعة عمله لها علاقة بالإدارة بشكل عام
رؤساء الأقسام و المدراء الفرعيون
العاملون في المكاتب والشركات
المهتمون من مختلف الشرائح




·      أن يتعرف على المفاهيم الرئيسة والمنهجيات المتبعة في السكرتارية وإدارة المكاتب
·      أن يصف الإجراءات العملية والتقنيات المستخدمة في تنظيم المكاتب وتنظيم الأعمال الإدارية
·      أن يتقن ممارسة الطرق المختلفة في السكرتارية وإدارة المكاتب
·      أن يتشكل لديه المهارات الأساسية في تنظيم أعمال السكرتارية و تنظيم المكاتب
·      أن يكون قادراً على ممارسة أعمال السكرتارية ، وأعمال الإدارة المكتبية
·      التعرف على كيفية تحديد أعمال السكرتارية وتنظيم المكاتب
·      الممارسة العملية لأعمال السكرتارية و لإدارة المكاتب
·      أداء المهام في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب.
·      التأقلم مع بيئة العمل الجماعية من ناحية الزملاء والمراجعين.
·      معالجة المعاملات المكتبية الواردة وإجراء العمل المطلوب عليها والقيام إما بحفظها أو إعادة إرسالها للجهة المختصة سواء داخل مكان العمل أو للخارج
·      يتأكد من صحة البيانات الواردة في كل مستند أو معاملة مكتبية تصل إليه.
·      أرشفة وفرز المستندات و الوثائق في نهاية يوم العمل وترتيبها حسب الاختصاص والأهمية وحفظها بالملفات
·      استخدام تطبيقات وبرمجيات الحاسب الآلي المكتبية MS Office 2007/ 2010
·      يستفيد من المعدات والأجهزة المكتبية المتوفرة لديه.
·      تحمل ضغوط العمل في أوقات الذروة للمؤسسة أو الشركة.
·      يستطيع إدارة وقته وتوزيع أدائه لمهامه على مختلف الأعمال المطلوب إنجازها.
·      يستطيع التواصل مع زملاء العمل عملياً من خلال العمل الجماعي


المحتوى العلمي   الوحدة الأولي   (مفهوم السكرتارية )
· أنواع المؤسسات
· تعريف وظيفة السكرتارية دبلوم السكرتارية 
·   المتطلبات والواجبات الوظيفية
· المهام والواجبات الأساسية لكبير المساعدين الإداريين
· المساندة الإدارية
· المهارات والمتطلبات
· المهام والواجبات الأساسية للمساعد الإداري التنفيذي
· القدرات الشخصية والفنية والإدارية للعاملين في السكرتارية
· القدرات والصفات المختلفة المطلوب توافرها في شاغلي وظائف السكرتارية

الوحدة الثانية·   (إدارة المكاتب)
·      تاريخ إدارة المكاتب
·      تعريف إدارة المكات
·      تطبيق إدارة المكاتب
·      أنواع المكاتب المؤقتة
·      الخطوات الأساسية التي يجب التفكير بها عند القيام بإدارة المكاتب
·      معوقات تطوير إدارة المكاتب
·      فوائد إدارة المكاتب في المنظمة
·      أهم العناصر الأساسية لإدارة المكاتب
·      أهم الأنظمة الحاسوبية المستخدمة في إدارة المكاتب
·      البرمجيات الجاهزة المهمة التي تمثل أساس العمل في المكاتب

الوحدة الثالثة (تنظيم الملفات والمستندات واسترجاعها)
·      إعداد نظام الحفظ
·      تضخم حجم المستندات
·      إدارة نظام الحفظ
·      التنظيم الفني للملفات
·      توثيق الملفات
·      التعرف على الملفات
·      تحديد مدة حفظ الوثائق والمستندات
·      التنظيم الفني للوثائق
·      فهرسة الملفات
·      طرق الحفظ
·      حفظ المستندات
·      إجراء حفظ الملفات
·      قواعد عامة للحفظ
·      استرجاع المستندات

الوحدة الرابعة ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭﺍﻹﻋﺪﺍﺩ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎﻋﺎﺕ :
·      دور السكرتير في التخطيط لإجتماع .
·      دور السكرتير في اليوم السابق لعقد اجتماع .
·      دور السكرتير في يوم عقد اجتماع .
·      دور السكرتير في أثناء اجتماع .
·      دور السكرتير بعد انتھاء اجتماع

الوحدة الخامسة ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭﺍﻹﻋﺪﺍﺩ ﻟﻠﻤﻘﺎﺑﻼﺕ ﻭﺍﻟﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻊ ﺯﻭﺍﺭ ﺍلمكتب ﻭﺇﺩﺍﺭﺓ
·      السكرتارية والأعداد للمقابلات .
·      السكرتارية والتعامل مع زوار المكتب
·      السكرتارية وإدارة الوقت .

ﻮﺣﺪﺓ ﺍﻟسادسة : (مبادئ تصميم المكتب)
·         العوائق البيئية في تصميم المكتب
·         المساحات الخارجية
·         أنواع المكاتب
·         الأثاث المكتبي
·         الاعتبارات الواجب مراعاتها في الأثاث المكتبي
·         التجهيزات المكتبية وترتيبها
·         ترتيب أماكن الأجهزة
·         أسطح العمل
·         أجهزة المكتب الالكترونية
·         آلة التصوير
·         أنواع آلات التصوير
·         اختيار مكان وضع آلة التصوير

ﺍﻟﻮﺣﺪﺓ السابعة: ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭﻣﻬﺎﺭﺍﺕ ﺍﻻﺗﺼﺎﻝ ﻭالحديث ﺍﻟﻔﻌﺎﻝ ﻭﺍﻹﻧﺼﺎﺕ ﺍلجيد :
·      مفھوم الاتصال .
·      عناصر أو مكونات عملية الاتصال .
·      أنواع الاتصال.
·      أھمية الاتصال بالنسبة للسكرتارية .
·      مفھوم الحديث الفعال .
·      كيف ينمي السكرتير مھاراته في الحديث الفعال .
·      مفھوم الانصات .
·      كيف ينمي السكرتير مھاراته في الانصات الجيد .

ﺍﻟﻮﺣﺪﺓ ﺍﻟثامنة : (مرحلة دراسة وتحليل النظام)
·         الهدف من دراسة النظام
·         أساليب تحليل النظام
·         مستلزمات تحليل النظام
·         تصميم النظام
·         أهداف تصميم النظام
·         أدوات تصميم النظام
·         خطوات التصميم
·         تصميم المخرجات
·         مرحلة تنفيذ النظام
·         استراتيجيات التنفيذ
·         تنفيذ النظام
·         مرحلة تقييم وقياس الأداء
·         قياس الأداء
·         أدوات قياس الأداء
·         مناهج وأساليب قياس الأداء
ﺍﻟﻮﺣﺪﺓ ﺍﻟتاسعة : ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭﺍﻻﺗﺼﺎﻻﺕ الهاتفية ﻭﻛﻴﻔﻴﺔ ﺍﻟﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻊ ﺍﻵﺧﺮﻳﻦ : :
·      : القواعد العامة للسكرتير في استخدام الأتصالات الھاتفية .
·      : تعليمات الرئيس للسكرتير في التعامل مع الأتصالات الھاتفية .
·      : السكرتير ومعالجة الأتصالات الھاتفية الواردة .
·      : كيفية إتمام السكرتير تحويل الأتصالات الھاتفية الواردة للرئيس .
·      : طرق استقبال السكرتير للمكالمات الھاتفية الواردة في حالة عدم وجود الرئيس .
·      : السكرتير ومعالجة الأتصالات الھاتفية الصادرة .
·      : كيفية إتمام السكرتير تسجيل المكالمات الھاتفية الصادرة .
·      : كيف تتعرف على شخصية من تتعامل معه .
·      : كيفية تعامل مدير المكتب والسكرتير مع رئيسه .
·      : كيفية تعامل مدير المكتب والسكرتير مع مرءوسيه .
·      : كيفية تعامل مدير المكتب والسكرتير مع زملائه .
·      : كيفية تعامل مدير المكتب والسكرتير مع العملاء .
ﺍﻟﻮﺣﺪﺓ ﺍلعاشرة :: ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭﻗﻮﺍﻋﺪ ﺍﻹﺗﻴﻜﻴﺖ :
·      : السكرتير وقواعد التعارف والتقديم .
·      : السكرتير وقواعد المصافحة .
·      : السكرتير وقواعد الحديث .
·      : السكرتير وقواعد التدخين .
·      : السكرتير وقواعد الجلوس .
·      : السكرتير وقواعد الابتسامة .
·      : السكرتير وقواعد الشكر والاعتذار .
·      : السكرتير وقواعد المجاملة .
·      : السكرتير وقواعد النظافة .
·      : السكرتير وقواعد الاداب العامة في المكتب

الوحدة الحادية عشر:ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭﻗﻮﺍﻋﺪ ﺍﻟبرتوكول حل المشكلات واتخاذ القرارات
·      : السكرتير وقواعد الاسبقية .
·      : السكرتير وقواعد الدعوة الرسمية .
·      : السكرتير وقواعد الحفلات والمآدب .
·      : السكرتير وقواعد الزيارات الرسمية .
·      : السكرتير وقواعد آداب الاكل .
·      : السكرتير وقواعد الملبس

التجارب والتمارين المنفذة خلال الدورة التدريبية :
·      تمرين استقبال مكالمة والرد عليها
·      تجربة تسجيل بيانات مكالمة واردة بنموذج استقبال المكالمات وتحويلها
·      تجربة إعداد وثيقة مكتبية بالشكل المطلوب
·       تمرين حفظ الوثائق والمستندات وتصنيفها حسب الملف المخصص لذلك
·      تمرين تعبئة نماذج إدارية مختلفة ( طلب شراء – طلب مغادرة ... الخ )
·      تدريبات على استخدام التقنيات المكتبية (آلة تصوير-فاكس-... الخ)
·      السكرتير وقواعد حل المشكلات
·      السكرتير وقواعد أتخاذ القرار 
·      تجربة إعداد تقرير إداري